Tomamos alrededor de 35.000 decisiones cada día. Increíble, ¿verdad?
Tomar una decisión necesita que le dediquemos un poco de tiempo y también un poco de energía.
Ahora trasládalo a 35.000 decisiones.
Al final del día hemos dedicado mucho tiempo y mucha energía. Justo lo que necesitamos para pensar en estrategias, fijar objetivos… Es decir, para hacer crecer nuestro negocio.
Ahora que sabes la cantidad de decisiones que se toman en un negocio en un solo día (y si ya tienes equipo, multiplica por las personas que lo forman) ¿de verdad quieres dejar que tu negocio dependa del estado de ánimo que tenemos cuando tomamos esas decisiones?
Porque sí, unas veces acertamos e iremos avanzando, pero amiga, muchas veces no lo hacemos, y lo sabes.
Precisamente en esto es en lo que nos ayuda implementar sistemas y procesos en nuestros negocios:
Cuando las cosas salen bien, tenemos que convertir eso en un proceso y, cuando salen mal, tenemos que mejorarlas hasta que salgan bien, y luego hacer un proceso.
Pero primero vamos a aclarar qué son sistemas y procesos.
Imagina: te invitan a un crucero de dos semanas: coger tus maletas, subir al barco y disfrutar de todo lo que te ofrece el crucero. Lo único malo es que tienes que dejar tu negocio sin tu supervisión durante este tiempo. ¿Qué te puedes encontrar en tu negocio cuando vuelvas? ¿Crees que no funcionaría? ¿Crees que algo se detendría?
Si tienes que hacerte estas preguntas antes de irte al crucero, entonces siento decirte que no tienes los sistemas y procesos necesarios para que tu negocio funcione sin ti.
Para tener un negocio exitoso, necesitas tener sistemas y procesos que sean replicables por cualquier persona.
¿Cuál es la diferencia entre un sistema y un proceso?
Un proceso es una serie de pasos para obtener cualquier producto o servicio en tu negocio que necesita repetirse más de una vez. Si una tarea necesita repetirse, necesita un proceso para ello.
Los sistemas son conjuntos de procesos, personas, tecnologías e interfaces que se unen para asegurar que proporcionamos los bienes o servicios a nuestros clientes con la calidad que deseamos.
Vamos a verlo con un ejemplo:
Seguro que en algún momento has subido a un autobús. Pues los autobuses son parte de un sistema de transporte público masivo.
El sistema es el qué hace tu negocio o, en este caso, el transporte público: nos transportan de un lugar a otro de la manera más eficiente.
Para que este sistema funcione, debe haber unos procesos: de venta de billetes, de mantenimiento de vehículos, definir rutas…
Los procesos son el Cómo lo hace tu negocio.
Implementar sistemas y procesos en tu negocio es más sencillo de lo que piensas. Si tienes que hacer algo más de una vez, conviértelo en un proceso. Registra los pasos que tú (y tu equipo) debéis seguir para conseguir el resultado que deseas.
Si el proceso resulta exitoso, solo tienes que repetirlo una y otra vez. Si termina no funcionando como te gustaría, deséchalo y comienza un nuevo proceso o mejóralo hasta que tenga éxito.
Sea cual sea el proceso, escríbelo para que tú y los demás podáis seguir los mismos pasos una y otra vez. Convierte tus procesos en procedimientos operativos estándar (también llamados SOP, pero ya hablaremos de ellos más adelante) para que los futuros miembros de tu equipo puedan usarlos y saber exactamente lo que deben hacer.
¿Tienes definidos los sistemas y procesos que necesita tu negocio para seguir creciendo?
Te invito a reservar una sesión de valoración y podremos verlos juntas. Puedes reservar aquí.