La diferencia entre sistema y proceso no siempre está clara. En el mundo de la gestión empresarial hablamos constantemente de sistemas y procesos. Y muchas veces utilizamos las dos palabras como si significaran lo mismo.
Pero no son exactamente iguales.
Un proceso explica cómo se realiza una actividad para conseguir un resultado. Un sistema reúne distintos elementos que trabajan de forma coordinada para alcanzar un objetivo.
Vamos a verlo con un ejemplo, que así se entiende mucho mejor.
¿Cuál es la diferencia entre un sistema y un proceso?
Un proceso es una secuencia de actividades relacionadas que se realizan para conseguir un resultado concreto. En una empresa, los procesos permiten organizar cómo se desarrolla el trabajo.
Los sistemas son conjuntos de procesos, personas, tecnologías e interfaces que se unen para asegurar que proporcionamos los bienes o servicios a nuestros clientes con la calidad que deseamos.
Seguro que en algún momento has subido a un autobús. Pues los autobuses son parte de un sistema de transporte público masivo.
En este caso, el sistema de transporte público reúne vehículos, personas, rutas y distintos procesos que trabajan de forma coordinada para prestar el servicio.
Para que este sistema funcione, necesita diferentes procesos, como la venta de billetes, el mantenimiento de los vehículos o la planificación de rutas.
Un ejemplo de sistemas y procesos en un negocio
Imagina una empresa que vende productos, ya sea en una tienda física o por internet.
Para atender los pedidos necesita gestionar las ventas, comprobar el inventario, preparar las entregas, cobrar y atender las posibles incidencias.
Todo eso forma parte de su sistema de gestión de pedidos.
Dentro encontramos diferentes procesos:
- El proceso de recepción y registro de pedidos.
- El proceso de preparación y entrega.
- El proceso de gestión de devoluciones.
Cada uno tiene sus pasos, sus responsables y sus particularidades.
Y aquí se ve la diferencia entre sistema y proceso: el sistema permite que todas esas partes trabajen de forma coordinada, mientras que cada proceso establece cómo se desarrolla una actividad concreta.
Puedes tener muy bien definido el proceso de preparar un pedido, pero si la información sobre el inventario no está actualizada, el sistema seguirá teniendo problemas.
Por eso no basta con mejorar cada proceso por separado. También hay que entender cómo se relacionan entre sí.
¿Y cómo aplicar esto a tu negocio?
Antes de empezar a documentar procesos, conviene observar cómo se está trabajando realmente.
Por ejemplo, puedes empezar por una actividad que se repite con frecuencia o que está dando problemas.
¿Cómo se realiza actualmente? ¿Quién participa? ¿Qué ocurre antes y después?
A veces descubrimos que el problema está en uno de los pasos. Otras, que ese proceso funciona perfectamente, pero falla su conexión con el resto del negocio.
Una vez que entiendes qué ocurre, resulta mucho más sencillo decidir qué merece la pena mejorar, qué pasos conviene documentar y si necesitas cambiar algo en el sistema.
Porque no se trata de tener procedimientos para todo, sino de conseguir que las distintas partes del negocio funcionen bien juntas.
Si quieres contarme alguna situación de tu negocio o tienes un proyecto que necesitas organizar, puedes escribirme y lo comentamos.