El trabajar en remoto con distintos clientes nos da a las Asistentes Virtuales total libertad de horarios y lugares de trabajo (pero siempre hay que cumplir los plazos de entrega, eh?).
Además, nos da la oportunidad de trabajar con una serie de herramientas digitales que, además de ayudarnos con nuestros negocios, sirven de control y comunicación a nuestros clientes.
De todas estas herramientas digitales que tenemos disponibles, hay 4 que yo utilizo cada día.
Aquí te cuento cuáles son:
Para el seguimiento del tiempo:
Ya sea porque mis clientes tengan contratados paquetes de horas y haya que adjuntar un informe del tiempo empleado a final de mes junto a la factura o para ver a qué trabajos dedico más tiempo y poder optimizar la tarea que creo que se está descontrolando, mi herramienta favorita es TOGGL.
Es muy fácil de utilizar y accesible para pequeñas empresas. Tiene hasta 5 cuentas gratis.
Te permite crear distintos clientes, proyectos y clasificarlos con etiquetas y asignar distintas tareas a cada proyecto.
La verdad, es una pasada y deberías utilizarla para saber exactamente cuánto tiempo dedicas a cada tarea. Esta es su web, por si quieres conocerla un poco más:
Para la gestión de proyectos:
Son muchas las tareas que puedo llegar a tener de distintos clientes y con distintas fechas de entrega. ¿Cómo podría organizarlas?
Las herramientas de gestión de proyectos me ayudan a mantener todas las tareas y proyectos en un espacio organizado.
Se pueden establecer fechas de vencimiento para las tareas, agregarles notas para no olvidar nada, si algo se repite con una frecuencia determinada marcarlas como recurrentes y no tener que crear una tarea cada vez.
Para la gestión de proyectos, no utilizo solo una herramienta. Depende del sistema de trabajo que prefiera el cliente, pero la principal que utilizo es Asana y como segunda opción Trello.
También tienen versión gratuita.
Para la protección y administración de contraseñas:
Por el sistema de trabajo que utilizamos las Asistentes Virtuales, necesitamos acceder a las cuentas de nuestros clientes y, como no, necesitamos los datos de acceso a estas cuentas.
Tener un montón de contraseñas almacenadas en el navegador, ya sean nuestras o de nuestros clientes NO ES SEGURO.
Por eso, la mejor opción es utilizar los administradores de contraseñas. Además, esta herramienta da la opción de compartir un inicio de sesión , sin que se conozca cuál es la contraseña y tiene la capacidad de poder revocar el acceso en cualquier momento.
Mi administrador de contraseñas: LastPass.
Para la comunicación en equipo:
Una de las cosas más importantes en el trabajo remoto es la COMUNICACIÓN DEL EQUIPO.
Pero eso sí, hay que encontrar la manera más productiva y organizada posible. WhatsApp, correo electrónicos,…no son buenas opciones, porque a veces se pierden correos, se esconden conversaciones y no es nada práctico.
Mi herramienta favorita sin duda es SLACK.
Esta herramienta es muy completa. Puedes clasificar las comunicaciones en canales para tenerlas bien diferenciadas y con la parte del equipo que se encarga de cada tema.
Puedes adjuntar imágenes, archivos, mantener conversaciones privadas con los distintos miembros del equipo
Estas son las herramientas que forman parte de mi trabajo como Asistente Virtual cada día. Por supuesto hay muchas más, y se pueden adaptar a cada manera de trabajar.
Por aquí te dejo un enlace para que puedas ver un listado que he preparado de Herramientas para ayudarte a ser más productiva.
Y ahora, cuéntame. ¿Ya estás utilizando alguna herramienta digital? ¿Cuáles son tus favoritas?