Cómo comenzar a delegar en una Asistente Virtual.

A medida que tu negocio va creciendo, van apareciendo en tu cabeza una serie de pensamientos: estoy demasiado ocupada. ¿Podré con todo el trabajo? ¿Necesito ayuda o espero un poco más? ¿En qué tareas puedo pedir ayuda?

Empezar a contar con alguien que te ayude (lo que viene siendo DELEGAR) es algo que, o bien lo has pospuesto porque crees que podrías con todo o bien piensas que te va a llevar mucho tiempo capacitar a esa persona para que sepa cómo haces tus tareas.

Pues tengo una buena noticia para ti: EMPEZAR A DELEGAR NO VA A SER TAN TRAUMÁTICO COMO ESPERABAS. Puedes empezar poco a poco, e ir haciéndote a esta nueva experiencia.

Además, si no lo has visto ya por ahí, te lo cuento yo: cuando das el paso a delegar estás abriendo la puerta a que tu negocio crezca porque, lo siento mucho, nadie puede con todo y es uno de los errores más graves que puedes cometer. A no ser que quieras “morir de éxito”. Y no creo que sea el caso.

Como Asistente Virtual, tengo experiencia en este campo, y quiero compartirla contigo porque quiero ayudarte a que sepas cómo empezar a delegar de manera eficaz/efectiva.

Delega antes de necesitarlo.

Claro que sí, precisamente en eso estaba pensando - dirá una vocecita dentro de tu cabeza.

Pues sí, esa es una de los primeros consejos que voy a darte. Y te voy a explicar por qué te digo esto.

La persona a la que vayas a incorporar a tu equipo va a necesitar conocer tu forma de trabajar, y esto va a llevar un tiempo. Si empiezas a contar con su ayuda cuando ya estés sobrecargada y agobiada, no vas a tener tiempo de capacitarla como deberías.

Y ahora viene la frase…

Pero no tengo presupuesto.

Lo sé. Piensas que no tienes dinero para contratar a alguien en quien delegar cuando no tienes todavía muchos clientes.

Pero no tienes que empezar por todo lo alto. Puedes comenzar a delegar solo unas horas al mes. Así podrás ir enseñándole tu negocio y tu sistema de trabajo con tranquilidad, y estar preparadas para cuando venga más trabajo y tú irás aprendiendo también a delegar sin estrés.

¿Qué tareas puedo delegar?

Paso 1. Identifica qué tareas realizas

Un paso importante para delegar con éxito es tener identificadas las tareas que puedes traspasar a otra persona, que no necesitan que las realices tú directamente.

Durante una semana, coge un papel o utiliza cualquier aplicación de notas para ir incluyendo en una lista todo lo que haces diariamente. Por ejemplo:

• Enviar correos electrónicos.
• Responder comentarios en Facebook.
• Publicar en Instagram.
• Revisar la newsletter.
• …

Sea lo que sea, por pequeño que te parezca, anótalo.

Paso 2. Revisa tu listado de tareas

Cuando acabe la semana, mira tu listado. ¿Te has dado cuenta de todo el tiempo que dedicas a hacer tareas que, realmente, no es necesario que hagas tú misma?

Mira las tareas que has anotado y marca las que SÍ tienes que hacer personalmente. Todo lo demás, puedes delegarlo.

Por ejemplo, puedes delegar la programación de un post de tu blog. Son solo 15 minutos, pero piensa, 15 minutos de una tarea, 10 de otra al final de la semana son horas que puedes dedicar a clientes que son a los que tú facturas.

Estas son algunas de las tareas que normalmente se suelen delegar:

• Gestión de la agenda: programar reuniones y citas.
• Administrar las comunicaciones por correo electrónico.
• Programar post del blog.
• Programar newsletter.
• Actualización de la web.
• Hacer seguimientos de estadísticas de post en redes.
• Buscar contenido para publicar en tus redes sociales.
• Crear imágenes para blog y redes.
• Facturación a clientes.
• Gestión de gastos en programas.

Ya ves que en un negocio hay muchas tareas y no tienes por qué hacer tú misma.

Así que ya sabes, mira tu listado y empieza a delegar las que no te necesitan a ti personalmente. Te aseguro que, poco a poco, vas a ir encontrando más y más tareas para delegar.

Cómo delegar de manera eficaz.

Tu Asistente puede ser buenísima, pero no conoce tu forma de trabajar y se necesita tiempo para formar un equipo y que conozca tu sistema de trabajo.

Sí o sí, vas a necesitar tiempo para su entrenamiento.

Crea vídeos de capacitación.

Una de las tareas que puedes delegar es la programación de tus artículos en el blog. Tú puedes escribirlo y tu Asistente se encargará de revisar la gramática, darle formato, añadir imágenes y programarlo.

Cuando tengas que hacer esta tarea, graba la pantalla de tu ordenador, explicando los pasos que vas dando para que ella sepa cómo lo haces tú.

“Te voy a enseñar en este vídeo cómo programar una publicación en el blog. Iniciamos sesión aquí. Una vez que has iniciado la sesión, haces clic aquí y luego pones tal cosa. A esto tienes que prestar atención porque suelo poner emojis en el título. Luego añadimos la imagen que tenga este tamaño”.

Y ahí tienes todo el entrenamiento que necesita, y podrá ver las veces que haga falta para que haga bien su trabajo. Y solo tardas unos minutos más de lo que sueles tardar normalmente.

Pasa a tu Asistente el vídeo

Envíale el vídeo y le dices que mire cómo va y que se encargue ella de hacer la siguiente programación.

Revisas su trabajo y seguramente, las primeras veces, tal vez tengas que decirle: “Olvidé decirte que cuando hagamos esto, lo hacemos de esta manera”.

Pero pronto estarás completamente conforme con su trabajo y podrás despreocuparte de esa tarea.

Esta misma acción deberías realizarla con la siguiente tarea que tengas pensado delegar. El secreto está en intentar ser lo más detallado posible en estos vídeos, para anticiparte a cualquier duda o confusión que pueda haber.

Da tu opinión

Necesitarás tener algo de paciencia, porque todo no va a salir bien desde un principio. Tendrás que darle feedback, pero intenta no decirle: ¡Así no se hace! Intenta algo como: “Olvidé decirte que no me gusta este espacio en blanco aquí, así tendrías que arreglarlo”.

Si haces estos vídeos de entrenamiento, será más fácil para todos. Se puede ir aprendiendo de otra manera, por supuesto, pero será más lento y te acabará quemando más todavía.

Da el paso y delega.

Como has visto, dar el paso a delegar y capacitar a tu asistente no es tan difícil como en un principio tenías en la cabeza.

Comienza poco a poco, localiza qué tareas necesitas delegar, ve documentando tus tareas, comenta con tu Asistente si ves algo que no te gusta y sé paciente.

¿Tienes alguna tarea ya pensada para que sea la primera que delegues?