Cómo vas a organizarte mejor con la ayuda de una Asistente Virtual.

No, no te estoy llamando desorganizada, ni mucho menos.

Pero estoy segura que tienes mil cosas en la cabeza: ideas para mejorar un servicio, llamadas pendientes, envío de ese presupuesto que no terminas de preparar… Y así, hasta llegar el momento en que tu cabeza ya no da para más y dices: ¡un momento, por favor! Te ha pasado varias veces, ¿verdad? Y sabes que al siguiente momento vas a entrar otra vez en ese bucle.

¿Y si te cuento que puedes dejar de sentir esa situación, y hacer mejorar bastante (mucho, diría yo) la calidad de tu tiempo de trabajo?

Te cuento algunos de los beneficios que te puede aportar trabajar con una Asistente Virtual y que va a ayudarte a mejorar tu organización:

Delegar las tareas administrativas. 

Sí, esta es una de las razones de ser de nuestra profesión. Ayudamos a liberarte de las tareas que ya sabemos que son necesarias, pero no es obligatorio que las hagas tú mismo:

• Facturas
• Gastos para la asesoría
• Atención al cliente
• Gestión de correos electrónicos
• Programar tus redes sociales...

Además, la documentación y los proyectos estarán ordenados siguiendo un sistema de archivado “lógico”, y no “lo pongo en esta carpeta, que luego me acuerdo”. ¿A que te resulta familiar?

Liberándote de las distracciones.

Buscar información de precios, proveedores nuevos, seguimiento de cobros de facturas, registrar gastos para la asesoría, emitir facturas. Si cuentas todo el tiempo que dedicas a estas tareas seguro que te vas a echar las manos a la cabeza.

Son tareas muy sencillas, sí. Pero que al mirar el reloj y ver cuánto tiempo te ha consumido, y que podrías haber dedicado a otra cosa, te sorprenderías.

Mejor tener a una Asistente Virtual que te ayude en esto y tú emplear el tiempo en cosas más relacionadas con tu área de genialidad.

Ayudándote con herramientas digitales.

Nos guste o no, aquí estamos, pasando cada vez más tiempo delante del ordenador y teniendo que lidiar con reuniones online, compartiendo documentos y cosas que hasta hace bien poco, nos parecían muy lejanas.

Las Asistentes Virtuales, al trabajar siempre en remoto, conocen muchas herramientas que facilitan el trabajo. Automatizar envíos de correos, generar facturas, conocer cómo están interactuando en nuestra web o redes sociales, crear formularios.

¿Ves? Un montón de opciones que igual ni estás utilizando por desconocimiento. Pues ¡voilá! ya tienes a tu Asistente Virtual para ayudarte.

Incorporando rutinas a tu trabajo.

Al colaborar con otra persona, no vas a poder ir a tu aire. Y no, no lo digo en el mal sentido.

Pero al tener a alguien más en tu equipo vas a tener la “necesidad” de hacer esas cosas que, y es completamente normal, vamos dejando un poco atrasadas, porque en realidad nos da pereza o no encontramos el momento.

Perfecto, ya sí sabes qué beneficios tiene trabajar con una asistente Virtual, pues ahora vamos a ver cómo puedes empezar a delegar.

Comunicación: es imprescindible tener una buena comunicación  en ambos sentidos. Porque no vale decir “como ya lo he delegado, me olvido”. No. 

Pueden surgir dudas, que la tarea que has delegado necesite que hagas algo en un determinado momento o cualquier otra circunstancia que tengáis que aclarar.

Podéis elegir el canal que mejor y más cómodas os haga sentir. Personalmente utilizo Slack, porque es una herramienta que ofrece muchas ventajas: comunicaciones por canales para tener cada tema por separado, adjuntar documentos y un montón de cosas que te contaré en otra ocasión.

Aunque también podéis utilizar WhatsApp o correo electrónico. Como ya te he dicho antes, se trata de buscar la que mejor os cuadre.

Información: Intenta dar toda la información posible cuando delegues una tarea. Somos buenas en nuestro trabajo, pero todavía no somos capaces de adivinar de qué manera te gusta que se hagan las cosas.

Un pequeño vídeo o un audio facilita mucho las cosas.

Confianza: es verdad que si te estoy contando todas estas cosas es porque todavía te falta un pequeño empujón para dejar algunas tareas de tu negocio en otras manos.

Pero tranquila, que con estos pequeños pasos y la profesionalidad de tu Asistente Virtual verás como todo va a ser muy sencillo y vas a empezar a disfrutar otra vez de tu negocio sin los agobios de llevarlo todo para adelante.

Dime, ¿has pensado en ampliar tu equipo? Cuéntamelo en los comentarios.