¿Qué es una Asistente Virtual y por qué tu negocio la necesita?

Ya seguro que sí te suena el concepto de Asistente Virtual, pero si todavía no lo tienes claro, no te preocupes, que después de leer este artículo ya no vas a tener ninguna duda.

Si algo tenemos que verle positivo al confinamiento es que ha sido el culpable de que las empresas aceleren su digitalización y de la creación de empresas online que van a cubrir las necesidades de los usuarios de internet.

Y esto ha ayudado a que ya sea más familiar el concepto de Asistente Virtual. Pero todavía hay algunos detalles que se escapan. Por esto, como te he dicho antes,  quiero explicarte algo más sobre esta profesión emergente.

1 ¿Qué es una Asistente Virtual?

La definición de la Asociación Internacional de Asistente Virtuales es la siguiente: «Un profesional independiente que brinda servicios administrativos, creativos y/o técnicos. Utilizando medios de comunicación de tecnología avanzada. Un Asistente Virtual profesional asiste a sus clientes en el área de la cual es experto desde su propia oficina, enmarcando los servicios en un acuerdo contractual.»

Vamos, lo que viene siendo una persona que da soporte administrativo, técnico o comunicativo a la empresa, pero sin pertenecer a ella y trabajando desde su propia oficina/casa/coworking o cafetería.

2 ¿De dónde viene la Asistencia Virtual?

Aunque sea una profesión relativamente nueva que en nuestro país nos está empezando a sonar ahora, ya tiene sus añitos.

Todo comenzó de la mano de Anastacia Brice, una emprendedora de Baltimore, Maryland (EE.UU) que en 1992 decidió establecer su negocio desde su casa. Trabajaba proporcionando planificación de viajes y asistencia ejecutiva a sus clientes.

En 1996 comenzó a darle vueltas a este sistema de trabajo y al empezar a trabajar como Asistente Virtual junto al coach personal Thomas J. Leonard, aprendió a entrenar a mujeres para que tuviesen la misma oportunidad y viviesen las vidas que ellas querían.

Para 1997 ya formó AssistU, una organización para dar capacitación, entrenamiento y apoyo a futuras Asistentes Virtuales.

3 ¿Qué características debe tener una Asistente Virtual?

Las Asistentes Virtuales son profesionales que trabajan con detalle para sus clientes, y vas a encontrar  a algunas especialistas en algunas materias o algunas más multitareas. Pero lo que sí tienen en común son algunas características, y estas son algunas de ellas:

Manejo del tiempo:

Esta es una de las características más importantes que debe tener una Asistente Virtual.

Debe ser lo más organizada posible, porque, además de llevar las tareas que le asignen sus clientes, también tiene que manejar su propio negocio.

La planificación, saber dar prioridad a las tareas y un control de cuánto tarda en hacer cada tarea va a ser muy importante para desarrollar su trabajo.

Habilidades comunicativas:

Va a ser una pieza muy importante en la relación con los clientes, ya sea a través de correos, de publicaciones en redes sociales o cualquier tipo de comunicación.

Una Asistente Virtual debe saber expresarse de manera clara y correcta.

Proactividad:

Siempre hay algo nuevo que hacer. Habrá clientes que tengan clara la lista de tareas que quieren delegar en su asistente.

Pero también pueden haber otros clientes que quieran contar con un apoyo para cuando surjan momentos de picos de trabajo.

Ahí es cuando una Asistente Virtual debe sugerir con qué tareas puede ayudar, si el cliente no tiene un sistema bien definido de trabajo, o ayudar a crear ese sistema.

Conocimientos de herramientas:

El trabajo que realizan los asistentes se hace en remoto. Esto hace que dependan de la tecnología.

La cantidad de herramientas que manejan es muy amplia, y siempre están buscando el último software o aplicación que pueden utilizar para dar servicio a sus clientes.

4 ¿Qué servicios presta?

Como te comenté antes, cada Asistente Virtual puede tener una especialidad o no. Depende de la experiencia que ya tenga, de la formación que haya tomado o de si prefiere poder ayudar a más clientes con la multitarea.

Pero generalmente, estas son algunos de los servicios que suelen ofrecer:

Atención al cliente:

• Gestión del correo electrónico
• Atención al cliente en RRSS
• Dar información al cliente

Soporte administrativo:

• Elaborar presupuestos
• Gestión de gastos
• Crear facturas
• Seguimiento de cobros
• Llevar la agenda
• Documentar procesos internos

Soporte técnico:

• Mantenimiento de la web
• Crear perfiles en redes sociales
• Crear automatizaciones
• Soporte en conferencias virtuales

Creatividad:

• Diseño de imágenes para redes sociales
• Preparar presentaciones
• Maquetar ebook, workbooks…
• Diseño web
• Edición de vídeo

Creación de contenidos:

• Redacción de post para blog
• Redacción de publicaciones en redes sociales
• Crear guiones para vídeos
• Revisión de textos

Y la lista puede ser mucho más larga, pero ¿verdad que ya te has hecho una idea de todo lo que puede ayudar una Asistente Virtual?

5 ¿Por qué tu negocio necesita una Asistente Virtual?

Como ya has visto, una Asistente Virtual puede ayudarte en muchos aspectos de tu negocio.

Al contar con una profesional de la Asistencia Virtual, tu negocio se va a ver más profesional, va a aportar sus conocimientos a tu negocio y no vas a tener que modificar ni tus instalaciones, ni tu plantilla.

Vas a ser más productivo, al delegar en ella las tareas que menos te gustan o dominas menos y poder dedicar ese tiempo a tu área de genialidad.

Además, y algo que es una de las cosas por las que seguramente te embarcaste en el mundo del emprendimiento, es para tener más tiempo de calidad para ti. No vas a tener que estar pendiente de todo, como la mujer orquesta que has sido hasta ahora.

¿Verdad que ya sí te ha quedado claro qué hacemos las Asistentes Virtuales?